Beberapa Pengertian Efektif:
Manajemen Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan seperti yang telah ditetapkan.
memberikan definisi sebagai berikut : Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankannya. Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, berarti makin tinggi efektivitasnya.
Efektivitas adalah pemanpaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat pada waktunya. yang menjelaskan bahwa :Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase Schemerhon John R. Jr. adalah sebagai berikut :Efektifitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi atau sesungguhnya (OS), jika (OA) > (OS) disebut efektif.
BEBERAPA PRINSIP MANAJEMEN EFEKTIF:
- Prinsip ini berasal dari para ahli Internasional di dalam Technical Committee 176 – Quality Management and Quality Assuransce
- Sebagai dasar dalam merevisi standar ISO 9000:2000
- Dapat digunakan sebagai kerangka kerja ( framework untuk Pedoman Peningkatan Organisasi )
Delapan Prinsip tersebut yaitu :
1. Customer Focused Organisation
2. Leadership
3. Involvement of People
4. Process Aproach
5. System Approach to Management
6. Continual Improvement
7. Factual Approach to Decision Making
8. Mutually Beneficial Supplier-Relationship
Prinsip 1 :
( FOKUS PADA PELANGGAN )
Perusahaan tergantung pada pelanggannya, maka haruslah mengerti apa keinginan pelanggan saat itu dan masa yang akan datang.
Temu-kenali apa keperluan pelanggan dan berusahalah untuk memenuhi bahkan melebihi harapan-harapan pelanggan.
Penerapan khusus Prinsip 1 :
- Teliti pahami kebutuhan dan harapan pelanggan
- Pastikan bahwa sasaran organisasi sejalan dengan kebutuhan dan harapan pelanggan
- Komunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi
- Ukur kepuasan pelanggan lalu ambil tindakan dari hasil pengukuran
- Kelola secara sistematis hubungan dengan pelanggan
- Buatlah keseimbangan pendekatan antara kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya seperti : pemilik modal, karyawan, pemasok, masyarakat dan pemerintah.
Prinsip 2 :
( KEPEMIMPINAN )
Para pimpinan menetapkan / membangun kesatuan arah dan tujuan organisasi . Pimpinan harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang mendukung, sehingga SDM nya sepenuhnya berdaya-upaya dalam mencapai tujuan / sasaran-sasaran organisasi.
Penerapan khusus Prinsip 2 :
- Pertimbangkan kebutuhan semua pihak yang berkepentingan , termasuk pelanggan.
- Tetapkan dan jelaskan visi organisasi ke depan agar setiap orang mengerti tujuan .
- Tentukan sasaran dan target yang menantang dan sosialisasikan
- Ciptakan dan sokong nilai-nilai kebersamaan, kejujuran dan model tugas yang etis pada semua level organisasi
- Lengkapi semua orang dengan sumberdaya yang diperlukan ( misalnya : pelatihan sesuai keperluan bidang tugas ), dan beri kebebasan bertindak dengan penuh tanggungjawab.
- Beri semangat kebesaran hati dan pengakuan terhadap konstribusi setiap orang
Prinsip 3 :
( Keterlibatan sumberdaya manusia )
Sumberdaya manusia pada semua level ( tingkatan ) adalah faktor penting dari suatu organisasi, dan keterlibatan sepenuhnya dari mereka memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk keuntungan organisasi.
Penerapan khusus Prinsip 3 :
- Upayakan setiap orang memahami pentingnya konstribusi dan peran mereka
- Upayakan setiap orang mengenali batasan kinerja serta lingkup tanggung-jawab mereka
- Upayakan setiap orang mengetahui permasalahan kerja mereka dan termotivasi untuk menyelesaikannya
- Ajak setiap orang aktif melihat peluang untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka
- Fasilitasi agar setiap orang bebas berbagi pengetahuan / pengalaman dan berinovasi
- Budayakan agar setiap orang secara terbuka mendiskusikan permasalahan
Prinsip 4 :
( Pendekatan Proses )
Hasil yang diinginkan tercapai dengan lebih efisien bila aktivitas dan sumber-sumber yang terkait diatur dengan baik sebagai sebuah proses.
Penerapan khusus Prinsip 4 :
- Secara sistematis menentukan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan
- Menganalisa dan mengukur kapabilitas aktivitas-aktivitas kunci .
- Mengidentifikasi interface aktivitas-aktivitas kunci di dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi
- Upayakan agar proses lebih singkat dan efektif , tidak berbelit-belit
- Menekankan pada faktor-faktor seperti sumberdaya, metode dan material untuk memperbaiki aktivitas kunci pada organisasi
- Hilangkan birokrasi , serta eliminir fungsi-fungsi organisasi yang tugasnya saling tumpang tindih
- Mengevaluasi resiko, konsekwensi, dan dampak aktivitas pada pelanggan / pemasok ataupun pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.
Prinsip 5 :
( Pendekatan Sistem pada Manajemen )
Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan suatu system dari proses-proses yang saling terkait, untuk menghasilkan perbaikan-perbaikan yang objektif pada perusahaan dengan efektif dan efisien.
Penerapan khusus Prinsip 5 :
- Penyusunan system untuk mencapai sasaran organisasi dengan lebih efektif dan efisien
- Memahami keadaan saling ketergantungan diantara proses-proses pada system
- Pendekatan struktur yang harmonis dan integrasi proses-proses , dengan tugas yang tidak saling tumpang tindih
- Memberi pemahaman terbaik pada tugas-tugas / tanggung-jawab yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bersama, serta mengurangi hambatan lintas fungsional
- Menargetkan dan menentukan bagaimana aktivitas khusus dalam suatu sistem akan beroperasi
Prinsip 6 :
( Perbaikan yang kontinu )
Perbaikan yang berkesinambungan harus menjadi pekerjaan yang permanen dari organisasi
Penerapan khusus Prinsip 6 :
- Laksanakan secara konsisten pendekatan organisasi untuk kontinuitas perbaikan performansi
- Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhadap metode dan alat perbaikan berkesinambungan
- Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran system
- Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, dan ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan
- Beri penghargaan dan pengakuan terhadap perbaikan
Prinsip 7 :
( Pendekatan factual untuk pengambilan keputusan )
Keputusan yang efektif adalah yang berdasarkan analisa data dan informasi
Penerapan khusus Prinsip 7 :
- Pastikan bahwa data dan informasi cukup akurat dan dapat dipercaya
- Sediakan data yang dapat diakses oleh yang membutuhkan
- Analisa data dan informasi dengan menggunakan metode yang valid
- Buat keputusan dan ambil tindakan berdasarkan analisis factual, seimbang dengan pengalaman intuisi
Prinsip 8 :
( Hubungan kerjasama yang saling membutuhkan dengan Supplier )
Perusahaan dan Pemasok nya ( Supplier / Vendor ) adalah saling membutuhkan. Mempunyai kerjasama yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan kedua belah pihak untuk menciptakan nilai keberhasilan.
Penerapan khusus Prinsip 8 :
- Tetapkan hubungan yang seimbang antara keuntungan jangka pendek dengan mempertimbangkan jangka panjang
- Sinergikan keahlian dan sumberdaya secara berpasangan dengan pemasok
- Identifikasi dan pilih pemasok-pemasok kunci
- Susun pengembangan bersama , untuk fleksibilitas dan kecepatan merespon perubahan kebutuhan pasar
- Berikan semangat, dorongan dan penghargaan atas peingkatan dan prestasi pemasok.
DAFTAR PUSTAKA
Alan Brache, 2002, Seri Manajemen Sumber Daya Manusia “ Kinerja /
Performance “ (Ed), Tujuh Asumsi Yang Menghambat Perbaikan Kinerja, hal
55 – 61, Jakarta, PT. Elex Media Komputindo-Kelompok Gramedia.
Ananta, A (1987), Landasan Ekonometrika, Jakarta, PT. Gramedia.
Armstrong, M, 1998, Performance Management, Clays,Ltd,St.Ives ple, England.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar